В понедельник один поставщик присылает Excel, другой отвечает ценами в тексте письма, третий отправляет исправленное предложение следом за первым. К обеду у закупщика уже есть таблица. Но на вопрос «почему мы выбрали именно это предложение?» он снова открывает переписку.
Проблема начинается не с формата файла. В сводке теряется связь между ценой и условиями, на которых её предложили. Чтобы сравнение коммерческих предложений помогало закупке, нужно сохранить эту связь и договориться, какие строки вообще можно сравнивать.
Сначала определите, какое решение готовит таблица
Для разовой закупки достаточно ответить: кто поставит нужное количество к определённой дате и сколько это будет стоить. Для регулярного пополнения понадобятся другие сведения: минимальная партия, срок действия цены, доступность на складе, условия оплаты.
Не стоит сразу переносить в сводку всё содержимое письма. Выберите поля, которые способны изменить решение. Например, отсрочка платежа может быть важна, а рекламное описание поставщика не участвует в выборе. Чем яснее вопрос, тем проще заметить, что существенного в предложении не хватает.
Ниже условный пример для закупки двадцати одинаковых фильтров. Названия поставщиков, суммы и сроки придуманы для объяснения процесса.
| Предложение | Цена за штуку | Доступно | Срок | Отдельная доставка | Что уточнить |
|---|---|---|---|---|---|
| Поставщик А | 410 ₽ | 20 | Два рабочих дня | 600 ₽ | До какого времени принимают заказ |
| Поставщик Б | 395 ₽ | 8 | Завтра | 400 ₽ | Когда появятся ещё двенадцать |
| Поставщик В | 425 ₽ | 30 | Три рабочих дня | Включена | Совпадает ли комплектация |
Минимальная цена в этой таблице не даёт готового ответа. Поставщик Б не закрывает всю потребность. Поставщик В может оказаться удобнее по доставке, но только после проверки комплектации. Такие ограничения должны оставаться видимыми рядом с ценой.
Для двадцати штук предложение А составит 410 × 20 + 600 = 8 800 рублей. Предложение В составит 425 × 20 = 8 500 рублей. Если комплектация одинакова и срок подходит, более высокая цена за штуку у В даёт меньшую сумму заказа. Из восьми доступных штук Б нельзя сделать вывод о стоимости всей закупки: условия на оставшееся количество ещё неизвестны.
Разделите товар и предложение о нём
У товара есть постоянный внутренний код. У предложения есть поставщик, дата, количество, цена и срок действия. Если хранить только строку «Фильтр, 395 рублей», следующий прайс просто затрёт предыдущие условия.
Для сопоставления используйте проверенный идентификатор и существенные характеристики. Совпадения по короткому названию недостаточно: похожие фильтры могут отличаться размером или назначением. Если поставщики используют разные артикулы, нужна отдельная таблица соответствия с вашим внутренним кодом. Неизвестное соответствие лучше оставить на проверку, чем автоматически выбрать похожую позицию.
В запись предложения добавьте номер или дату КП, время получения и ссылку на доступный сотруднику исходник. Имена контактных лиц и весь текст переписки для сравнения цены обычно не нужны. Не включайте лишние сведения в файл, который затем получит другой отдел.
Что делать с исправленным письмом
Самое новое письмо не обязательно содержит самое новое предложение. Поставщик может переслать старую цепочку или отправить уточнение только по одной позиции. Поэтому правило «берём последнее вложение» подходит лишь тогда, когда поставщик действительно каждый раз присылает полный актуальный прайс.
В остальных случаях заранее определите порядок обработки: новый документ полностью заменяет старый или изменяет перечисленные позиции. Добавьте признак отмены предложения и дату начала действия. Если смысл исправления неясен, сводка должна показать вопрос для закупщика, а не принять коммерческое решение по времени доставки письма.
Полезно отдельно проверить повторную пересылку одного файла. Она не должна создавать второго поставщика, удваивать доступное количество или менять дату действия цены. Как именно распознавать повтор, зависит от вашего формата документов и выбранных идентификаторов.
Как подготовить обработку в Akmelo
В Akmelo можно завести входящий адрес и связать обработку писем со сценарием. Проверенное вложение доступно сценарию через инструменты работы с почтой и документами. Для табличного прайса нужно выбрать нужный лист, заголовки и поля результата. Сам факт чтения файла ещё не подтверждает, что колонка «Цена» означает цену за одну штуку.
Начните с трёх файлов: обычного КП, исправленной версии и предложения с пропущенной ценой. Посмотрите не только на красивую итоговую таблицу, но и на поведение исключений. Неоднозначную валюту, неизвестную упаковку или неполное предложение следует отклонить либо вынести на отдельную проверку по правилам вашего сценария.
Извлечение с подсказкой AI не заменяет эти правила. Для одинаковых форматов можно повторно применять проверенное сопоставление колонок, но сложный документ с несколькими таблицами требует предварительной настройки. Не рассчитывайте, что любое письмо автоматически превратится в корректное КП.
Проверьте сводку до первого заказа
Возьмите несколько позиций и пересчитайте их вручную из исходных документов. Проверьте количество, единицу продажи, включённые расходы и дату. Затем намеренно исключите одного поставщика: в результате должно быть видно, что сравнение стало неполным.
Для начала достаточно использовать сводку как материал для решения человека. Она собирает условия в одном месте и показывает спорные строки. Отправку заказа и изменение закупочной цены подключайте отдельно, когда понятны правила подтверждения и ответственному сотруднику доступна история изменений.
Технические возможности описаны в разделах работы с почтой и настройки выгрузки. Хорошая первая версия процесса отвечает на небольшой вопрос и позволяет проверить ответ по письму. Расширять её на всех поставщиков имеет смысл после такой проверки.
